多様な働き方を実現する企業が年々増えていましたが、新型コロナウイルスの流行によってテレワーク導入の勢いはさらに増しました。業務中や通勤時に人と接触することがなくなりますし、より自由な働き方ができるようになるからです。しかしテレワーク導入も簡単ではありませんし、導入に失敗する例もあります。そこで本記事では導入に際して必要な準備や、導入によって得られる具体的なメリット・デメリットについても説明していきます。
テレワークを導入するメリット
まずは導入によってどのようなメリットが得られるのか解説していきます。これまでテレワークに対して真剣に考えてこなかった方も、今一度その良さを見直してみましょう。メリットを理解しておくことで費用対効果も測定しやすくなりますし、導入準備のモチベーションアップにも繋がります。
生産性・業務効率の向上
メリットとして、「生産性の向上」「業務効率の向上」が挙げられます。テレワークは、単にこれまでと違う場所で仕事ができるというものではありません。適切な導入を行うことで、作業が能率的にこなせるようになり、より大きな成果が出せるようにもなるのです。一つのオフィスに一堂が会して仕事をするわけではありませんので、人間関係に関するストレスから解放されやすく、これにより集中力が高まるというのがまず言えるでしょう。
また、近くに人がいなくなることで、ちょっとした質問や仕事の依頼など、作業を中断する要因が廃除できます。チャットやメールなどで連絡がくることはあっても現実に手を止めさせられるわけではありませんし、ミュートにして自分のタイミングでメッセージを確認するといったやり方もとれます。継続的に集中して作業に取り組めることで効率アップが見込めます。
さらに、テレワークを実践する上ではペーパーレスや、その他様々なデジタル化が進んでいなければなりませんので、導入に際してデジタル化がそれ以前より進む企業も出てきます。そうすると付随的なメリットとして、デジタル化による業務効率・生産性向上などが生じ得ます。デジタル化は近年注目されているDXの前提にもなりますので、経営そのものにも良い影響を及ぼすでしょう。
作業中の邪魔が入らなくなる
デジタル化が進む
BCP対策になる
日本は地震大国ですし、その他色んな自然災害を受ける可能性があります。このとき、一つの事務所に依存した業務をしていると、大きな異常事態に耐えきれず、業務を止めないといけなくなることもあります。最近だと感染症対策で事業継続が難しくなってしまっている企業も多いです。しかしテレワークを導入していれば特定のオフィスで仕事をするということ、そして従業員がオフィスに出勤するということをしなくてよくなくなります。オフィスが機能しなくても自宅やその他様々な場所で仕事ができるようになりますし、企業が異常事態に強くなります。
企業の評価向上
テレワークのメリットは直接的な効果に限られません。導入済みということで、対外的な評価も高まります。政府も働き方改革を推進していますし、世間の関心も高まっています。そのためテレワークを実践しているという事実を周囲の人たちが知ることによって、「あの企業は改革に向けた取り組みに積極的だ」「従業員にも優しい企業だ」などと評価が高まることも考えられます。評価が高まれば信頼も得られ、取引も上手くいきやすくなりますし、消費者が自社製品やサービスを利用してくれる可能性も高くなります。
人材の獲得と流出防止
企業の評価が高まるということとも関連し、企業の人材獲得および流出の防止などにも効果を発揮します。なぜなら、良い職場環境が構築できている企業ほど、そこで働きたいと考える人が増えますし、辞めたいと考える人も少なくなるからです。優秀な人材を確保しやすくなり、今後さらに企業を大きく伸ばしていくことが可能となるでしょう。日本においては、長期間に渡り人口減少が続くと確実視されており、人材不足がより一層深刻化するといわれています。
そのため、ただ事業内容にだけ着目したのでは安定的な企業活動を続けることは難しく、内部にも着目し、働く環境の改良にも取り組むことが大事です。少人数でもそれ以前と同等以上の成果を出せるよう生産性を上げ、また、多くの人が働きたいと思えるような働き方を取り入れていなければなりません。テレワークはこれらに貢献すると言えるでしょう。
テレワークを導入するデメリット
テレワークの導入を成功させるためにはデメリットに関しても理解し、そのデメリットを最小限に抑えるよう対策を取ることが大事です。以下でその内容を見ていきましょう。
下準備に時間と労力を要する
まず言えるのは、導入までに労力、時間がかかるということです。規模が大きな企業、ITツールに馴染みのない企業などは大変かもしれません。適切にツールが使えることや、場合によっては社内ルールの整備などもしなければなりません。また、職種によってはどうしても遠隔でできない仕事があったり、不可能ではないものの相当の工夫が必要になったり、といったこともあります。
モチベーション低下を招くことがある
自宅等で仕事ができ、人との接触が減ることに関して、嬉しいと感じる人もいればそうでない人もいます。好きな場所で好きなように仕事が進められることでモチベーションが向上し、これまで以上に力を発揮する人もいますが、実際にオフィスへ出勤をして人と直接対面することで社会との接点を感じる人もいるからです。後者のようなケースでは、人との接触が減り、一人で作業を行うことに苦痛を感じる可能性があります。また、どうしても気持ちが乗らずサボってしまう、という人もいます。そのためテレワーク以外の働き方も選択できるようにするなど、従業員の適性も見つつ上手く導入する必要があります。
情報漏洩のリスクが高まる
大きな問題に発展しやすいこととして、情報漏洩が挙げられます。「直接人の目による監視が及ばない」「情報のやり取りがインターネットを介して行われる」といったことを主な理由に、情報が流出するリスクが高まってしまうのです。近年は情報漏洩に対しても関心が高く、取引先や顧客に大きな迷惑をかけてしまうだけでなく、企業の信用を失ってしまい、将来的にも大きな損害を生むことになってしまいます。そのため、使用するツールのセキュリティ要件だけでなく、情報漏洩に関して従業員の意識を高めるよう研修等を実施しておくことが大事です。どのような行為がきっかけで情報が漏れるのか、どんなことが起こり得るのか、情報を漏らした本人にはどのような処分が下されるのか、これらを具体的に示してミスを減らすように取り組まなくてはなりません。
テレワーク導入にあたり準備すること
それではテレワークを導入するために何をしないといけないのか、どんな準備が必要なのか、紹介していきます。
社内ルール
まずは「社内ルール」の整備です。いきなり「明日から自宅で働いても良い」と言われても戸惑いますし、様々なトラブルが発生することでしょう。就業規則の見直しも場合によっては必要です。テレワークの良さを活かすのであれば、単に「自宅可」とするのではなく、就業時間等に自由度を持たせるなど、より従業員が働きやすいようにすべきです。そうすることで各従業員の生活状況に適合させることができ、それぞれが最大限の力を出しやすくなります。
ITツール
テレワークを実現するために必要な、ITツールの選定も重要です。どんな機能が必要なのか、どれだけのコストを負担できるのか、費用対効果を考慮しつつ比較検討していきましょう。例えばWeb会議システムやチャットツール、オンラインストレージサービスなどが代表的です。社内でサーバーを設けてシステムを構築するオンプレミス型より、近年はクラウド型が主流です。初期コストを抑えられますし、メンテナンス等の手間もかかりません。セキュリティなどに注意しつつ、自社に合ったツールを取り入れましょう。
デバイスやネットワーク機器等
テレワークに際してパソコンやその他デバイス、インターネット環境の構築などをしなければなりません。そして企業は、従業員がプライベートで所有しているものを当たり前に利用すべきではありません。本来、必要な機器は企業が用意すべきで、セキュリティや従業員の負担、といった観点からも同じことが言えます。そのため企業側が必要な物を支給したり、必要に応じて手当を出したりして対応しましょう。
ワークスペース
必要に応じてワークスペースも準備しましょう。従業員が自由に使えるレンタルオフィスを借りておくことで自宅以外の選択肢を与えられますし、テレワークを取り入れつつ一定のセキュリティも確保しやすくなります。
ワークスペースを提供するサービスも多様に展開されるようになっていますので、従業員と相談しつつ良いワークスペースを探してみましょう。
テレワークの環境整備で注意すべきこと
最後に、テレワークの準備を進める上で注意すべきことを挙げていきます。これから取り組む企業はぜひ参考にしてください。
目的意識を持つこと
第一に、「何のためにしているのか」目的意識を持つようにしましょう。流行っているからという理由だけで導入したのでは最適化はできません。どのような課題があるのか、どのような改良が見込めるのかを挙げ、そのためにはどのような形でテレワークを取り入れると良いのかを考えていくのです。そうすることで必要最小限のコスト・労力・時間で導入が進められます。
ルールを理解・遵守させること
社内ルールの整備が必要である旨説明してきましたが、ただ定めるだけでなく、きっちり遵守させなくては意味がありません。全社的にこの問題に取り組み、ルールを共有、理解をしてもらい、遵守するよう対策を取りましょう。コンプライアンスに問題がある企業は信用してもらえませんし、どこかで大きなトラブルが発生する可能性が高くなってしまいます。
使用するデバイスの管理
パソコンやスマホなど、様々なデバイスを使用するようになりますが、各デバイスは管理できる状態にしておくべきです。特に重要なデータのやり取りを行う場合には必須です。MDM（Mobile Device Management）という、デバイス管理の概念も重要視されるようになっていますし、企業が各デバイスの動きやアプリの状況などを統合して監視しましょう。
個人所有のデバイスでも、業務に関するところのみに監視を及ばせる機能が搭載されたシステムもあります。
勤怠管理ができる体制も整える
離れた場所で働くようになり、就業時間もばらばらになってくると、勤怠管理の方式にも変化が求められます。タイムカードを押すためにオフィスにやってきたのでは本末転倒ですし、システム上でこれが管理できるようにすべきです。勤怠管理ツールも多数ありますので、必要な機能を備えた製品を選定しましょう。
テレワークを推奨している求人の紹介
EC通販 健康食品・食品メーカーの商品企画・販売促進
https://www.tsuhantenshoku.com/detail?job_id=3041
化粧品メーカーのダイレクトマーケティング（責任者待遇）【上場企業グループベンチャー】
https://www.tsuhantenshoku.com/detail?job_id=3032
【ヘアケア商品・美容商材】フルフィルメントメンバー
https://www.tsuhantenshoku.com/detail?job_id=2598
ヘアケア商品や美容商材のASP広告運用
https://www.tsuhantenshoku.com/detail?job_id=2565
システム担当【ヘアケア・美容商材EC・ITベンチャー】
https://www.tsuhantenshoku.com/detail?job_id=2530